RIIS
I. INTERNES INFORMATIONSSYSTEM
In Übereinstimmung mit dem Gesetz 2/2023 vom 20. Februar zur Regelung des Schutzes von Personen, die Verstöße gegen Vorschriften melden und Korruption bekämpfen, im Folgenden „Gesetz 2/2023” genannt, erklärt FONT VERGÉS, S.L., dass es über ein internes Informationssystem verfügt. Das Unternehmen ist für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß den geltenden Rechtsvorschriften in diesem Bereich verantwortlich.
Um die Informationskultur und die Integritätsinfrastrukturen des Unternehmens zu stärken und eine Kommunikationskultur als Mechanismus zur Verhinderung von Handlungen oder Unterlassungen zu fördern, die schwere oder sehr schwere arbeitsrechtliche, strafrechtliche oder verwaltungsrechtliche Verstöße sowie Verstöße gegen EU-Recht darstellen können, hat das Unternehmen einen Criminal Compliance Officer (CCO) ernannt, der derzeit der Finanzmanager ist. Diese Person ist auch als Verantwortlicher für das interne Informationssystem (RIIS) benannt. Darüber hinaus verfügt das Unternehmen über eine stellvertretende verantwortliche Person für den Fall, dass die gemeldeten Informationen den CCO und den RIIS betreffen. Diese stellvertretende Person ist derzeit der CEO des Unternehmens.
Die Meldungen können auf einem der folgenden Wege an den CCO/RIIS übermittelt werden:
• Per Post an die Adresse: C/ dels Traginers 2, Pol. Ind. La Guàrdia, 08572 Sant Pere de Torelló (Barcelona), zu Händen des CCO/RIIS oder gegebenenfalls des Stellvertretenden RIIS.
• Per E-Mail an die Adresse: compliance1@viefe.com für den CCO/RIIS und canaletic2@viefe.com für den Stellvertreter des RIIS.
• Schriftliche Mitteilung, die direkt zugestellt wird.
oder
(*) Der meldende Mitarbeiter wird darüber informiert, dass die Kommunikation aufgezeichnet wird, und wird über die Verarbeitung seiner Daten gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 (DSGVO) aufgeklärt.
b) Vollständige Transkription des Gesprächs durch das zuständige Personal.
(*) Der Meldende hat die Möglichkeit, die Transkription zu überprüfen, zu korrigieren und zu unterzeichnen.
Das interne Informationssystem entspricht den Anforderungen von Artikel 5.2 des Gesetzes 2/2023:
a) Es ermöglicht Personen, die unter das Gesetz 2/2023 fallen, über verschiedene Kanäle Informationen über die in Artikel 2 genannten Verstöße zu melden.
b) Es gewährleistet eine sichere Verwaltung, die Vertraulichkeit der Identität der meldenden Person und der genannten Dritten sowie den Schutz der Daten und verhindert den Zugriff durch unbefugtes Personal.
c) Es enthält ein Protokoll für das interne Informationssystem und die Nutzung interner Meldewege, in dem Garantien für den Schutz der meldenden Personen dargelegt sind:
• Empfangsbestätigung innerhalb von sieben Kalendertagen.
• Eine maximale Frist von drei Monaten für die Beantwortung der Untersuchung unter Führung eines sorgfältigen Informationsprotokolls.
• Die Möglichkeit, mit dem Meldenden in Kontakt zu bleiben.
• Das Recht der betroffenen Personen, informiert und angehört zu werden.
• Vertraulichkeitsgarantien bei Mitteilungen, die über nicht autorisierte Kanäle eingereicht werden, mit der Verpflichtung, diese unverzüglich an die verantwortliche Person weiterzuleiten.
• Achtung der Unschuldsvermutung und der Ehre der betroffenen Personen.
• Einhaltung der Datenschutzbestimmungen (Titel VI des Gesetzes 2/2023).
• Unverzügliche Weiterleitung an die Staatsanwaltschaft, wenn die Tatsachen eine Straftat darstellen könnten.
II. VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN
FONT VERGÉS, S.L. verarbeitet als Datenverantwortlicher die in den Mitteilungen gemäß Gesetz 2/2023 enthaltenen personenbezogenen Daten, um diese zu verwalten, die entsprechenden Untersuchungen einzuleiten und gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist die Erfüllung der durch das Gesetz 2/2023 auferlegten Verpflichtungen. Enthält die Mitteilung Daten besonderer Kategorien, werden diese nur verarbeitet, wenn dies für die Ergreifung von Korrekturmaßnahmen und/oder die Einleitung des entsprechenden Untersuchungsverfahrens und/oder die Durchführung der geltenden Sanktions- oder Strafverfahren gemäß den geltenden Rechtsvorschriften unbedingt erforderlich ist. In solchen Fällen ist die Rechtsgrundlage das wesentliche öffentliche Interesse. Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist unerlässlich, wenn die im Gesetz 2/2023 festgelegten Ziele und Verpflichtungen ohne diese Daten nicht erfüllt werden können.
Personenbezogene Daten dürfen von befugten Mitarbeitern nur dann verarbeitet werden, wenn dies für die Untersuchung von Verstößen im Rahmen des Rechts der Europäischen Union, schwerwiegender oder sehr schwerwiegender straf- oder verwaltungsrechtlicher Verstöße oder Verstößen gegen Arbeitsschutzvorschriften, für die Ergreifung von Abhilfemaßnahmen oder für die Durchführung von Sanktions- oder Strafverfahren erforderlich ist. Darüber hinaus können personenbezogene Daten an Dritte weitergegeben werden, wenn eine gesetzliche Verpflichtung dazu besteht, und sie können im Rahmen der oben genannten Untersuchung an die zuständige Justizbehörde, die Staatsanwaltschaft oder die zuständige Verwaltungsbehörde weitergeleitet werden.
Wenn es als angemessen erachtet wird, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, werden die Daten für die Dauer der Umsetzung dieser Maßnahmen aufbewahrt. Wenn hingegen die Einleitung von Sanktions- oder Strafverfahren erforderlich ist, werden die Daten für die Dauer dieser Verfahren aufbewahrt.
In jedem Fall werden die in der Mitteilung enthaltenen personenbezogenen Daten gelöscht, wenn innerhalb von drei Monaten keine Entscheidung über die Einleitung einer Untersuchung der gemeldeten Sachverhalte getroffen wird, mit Ausnahme der Daten, die gemäß Gesetz 2/2023 streng gesperrt aufbewahrt werden müssen, um den Nachweis der Funktionsfähigkeit des SII zu erbringen.
Darüber hinaus werden personenbezogene Daten, die Verhaltensweisen außerhalb des Anwendungsbereichs des Gesetzes 2/2023 offenbaren, sowie personenbezogene Daten, die als unrichtig angesehen werden, ebenfalls gelöscht, es sei denn, diese Unrichtigkeit könnte eine Straftat darstellen; in diesem Fall werden die Informationen so lange aufbewahrt, wie es für das Gerichtsverfahren erforderlich ist.
Schließlich wird darauf hingewiesen, dass die meldende Person jederzeit Zugang zu ihren personenbezogenen Daten, deren Berichtigung oder Löschung oder die Einschränkung ihrer Verarbeitung verlangen oder der Verarbeitung widersprechen sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit ausüben kann, indem sie einen schriftlichen Antrag an die Postanschrift C/ dels Traginers 2, Pol. Ind. La Guàrdia, 08572 Sant Pere de Torelló (Barcelona) oder an die E-Mail-Adresse info@viefe.com. Bei Uneinigkeit mit der Verarbeitung seiner Daten kann er eine Beschwerde bei der spanischen Datenschutzbehörde einreichen, der für die Aufsicht in dieser Angelegenheit zuständigen Behörde mit Sitz in C/ Jorge Juan, 6 (28001) Madrid (www.aepd.es).
III. KEINE VERGELTUNG
FONT VERGÉS, S.L. verpflichtet sich ausdrücklich, keine Vergeltungsmaßnahmen, einschließlich Drohungen oder Versuchen von Vergeltungsmaßnahmen, gegen Personen zu ergreifen, die eine Meldung gemäß den Bestimmungen des Gesetzes 2/2023 einreichen. Das Unternehmen verpflichtet sich außerdem, während der Bearbeitung eines Falles Schutzmaßnahmen für Personen zu ergreifen, die von einer möglichen Meldung betroffen sind.
IV. BEFREIUNG VON STRAFEN UND STRAFVERMINDERUNG
Wenn eine Person, die an der Begehung der gemeldeten Verwaltungsübertretung beteiligt war, deren Vorliegen durch die Übermittlung der Informationen offenlegt und sofern die Informationen vor der Mitteilung über die Einleitung des Untersuchungs- oder Sanktionsverfahrens übermittelt wurden, kann die für die Entscheidung über das Verfahren zuständige Stelle durch eine begründete Entscheidung diese Person von der ansonsten geltenden Verwaltungsstrafe befreien, sofern die in Artikel 40 des Gesetzes 2/2023 genannten Voraussetzungen erfüllt sind.
(*) Der interne Informationskanal ermöglicht die Übermittlung anonymer Meldungen.
(**) Die Nutzung des internen Kanals wird zwar nach Möglichkeit bevorzugt, Meldungen können jedoch gegebenenfalls auch an die unabhängige Behörde zum Schutz von Hinweisgebern, die zuständigen regionalen Behörden oder Stellen, die Staatsanwaltschaft, die Europäische Staatsanwaltschaft oder die zuständige Behörde gerichtet werden.
